Arviointi- ja tarkastuskäsityksestä liikkeelle
Sisäiset tarkastajat ry:n toiminnanjohtaja Kaarina Sinersalo ehdotti, että kirjoittaisin oman ammatillisen kasvutarinani. Hieman erilainen reittini sisäiseen tarkastukseen voisi myös innostaa ja kannustaa uusia nuoria osaajia sisäisen tarkastuksen mielenkiintoisiin tehtäviin. Itse näen riippumattoman sisäisen tarkastuksen yhtenä parhaista näköalapaikoista, kun tehtävänä on arvioida organisaation hallinto- ja johtamisjärjestelmää, sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ja siten auttaa omaa organisaatiota tekemään oikeaan aikaan oikeita asioita oikein.
Kaarinan ehdotukseen tartuttuani mietin ensin pitkään, mistä tarinani aloittaisin, kunnes oivalsin lainata pätkän vuoden 2020 työpaikkahakemuksestani, jossa kerron arviointi- ja tarkastuskäsityksestäni nykyiselle työnantajalleni Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymälle (Keusote).
”Arviointi- ja tarkastuskäsitykseni perustana on luottamus dialogiseen arviointiin, jonka avulla sisäistä valvontaa, laatua ja riskienhallintaa kehitetään ja pidetään yllä yhteistoiminnallisesti. Kokemukseni laadunhallinnasta on antanut vahvan perustan sisäisen tarkastuksen kehittämisosaamiselleni. Sisäisen tarkastuksen varmennus- ja konsultointiprosessien rinnalla olen jatkuvasti hyödyntänyt arvioinnin ja osallistavien ongelmaratkaisutyökalujen hyödyntämistä työssäni. Johdon ja päätöksenteon vaatimuksiin ja tarpeisiin vastaamiseksi olen tunnistanut uusien mahdollisuuksien analysoinnin ja kehittämishankkeiden asiantuntijatyön tärkeiksi sisäisen tarkastajan osaamisalueiksi. Olen myös toiminut erilaisissa strategiaprosesseissa niin sisäisenä kuin ulkoisena asiantuntijana ja arvioijana.
Toimintaympäristön nopeat muutokset edellyttävät, että myös sisäinen tarkastaja tuntee oman organisaationsa ydinprosessit ja ennakoivan riskienhallinnan. Kauppatieteen maisteritutkinnon (pääaineena yritysten johtaminen) lisäksi minulla on ammatillisen opettajan pätevyys. Opettajakoulutuksessa saamillani valmiuksilla olen kehittänyt sisäisen tarkastuksen vuoropuhelua, kumppanuutta ja prosessien jatkuvaa parantamista.”
Työni Keusotessa on alkanut mielenkiintoisissa, historiallisissakin merkeissä, kun valtakunnallinen sote-uudistuksen toimeenpano on nyt päässyt käyntiin. Olen ollut mukana hyvinvointialuetta valmistelleen väliaikaisen toimielimen kahdessa alatyöryhmässä, hallinto- ja lakiryhmässä sekä rahoitus- ja talousryhmässä. Tavoitteenamme Keusotessa on sujuva siirtymä kuntayhtymästä hyvinvointialueeksi.
Sisäisen tarkastuksen ammatillisten käytäntöjen ajatusmalli tukee oman käyttöteoriani rakentamista ja sisäisen tarkastuksen käytännön suunnittelua ja toteuttamista
Taustani voi selittää, miksi arviointi- ja tarkastuskäsitys on ohjenuorani. Ennen ensimmäistä sisäisen tarkastajan tehtävääni Päijät-Hämeen koulutuskonserni kuntayhtymässä vuonna 2007 olin jo kulkenut melko pitkän ammatillisen kasvun polun työskennellessäni kuntayhtymässä vuodesta 1997 lähtien erilaisissa laadunhallinnan ja kansainvälisten projektien tehtävissä. Olin myös opiskellut työn ohella ja suorittanut kauppatieteiden maisteritutkinnon vuonna 2005 ja ammatillisen opettajapätevyyden 2006.
Yhteensä 16 koulutuskuntayhtymävuodestani viimeiset viisi vuotta rakensin ja otin käyttöön kuntayhtymän sisäisen tarkastuksen toimintoa. Niin tämä kuin aiemmatkin tehtäväni edellyttivät tutustumista opetussuunnitelmatyöhön ja sen perustaan oppimis- ja ihmiskäsitykseen.
Sisäinen tarkastaja tarvitsee laajan ja systemaattisen arviointia ja tarkastamista tukevan henkilökohtaisen käyttöteorian, joka luo puitteet oman työn käytännön suunnitteluun ja toteutukseen. Käyttöteorian rakentamisen oivallisena tukena toimivat sisäisen tarkastuksen ammatillisten käytäntöjen ajatusmalli ja ammattistandardit. https://theiia.fi/sisainen-tarkastus/ammatillinen-ohjeistus/
Oppimispolkuni virstanpylväitä
1997: Startti laadun ladulle – peruspilareiden ensimmäiset kivet: laadun ja projektinhallinta
Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymä oli perustettu edellisenä vuonna 1996, kun vuoden alussa 1997 aloitin koulutussihteerin tehtävässä kuntayhtymän vasta perustetussa kehittämisyksikössä. Tuohon aikaan olin koulutukseltani yo-merkonomi ja suorittanut opistoasteen tutkintoni lisäksi Lahden kauppaoppilaitoksen kansainvälisen toiminnan jatkoluokan. Kolme edellistä vuotta olin työskennellyt Kauppa- ja teollisuusministeriön alaisessa KTM-yrityspalvelussa Lahden toimipisteessä projektisihteerinä.
Sain monenlaista oppia vasta perustetun koulutuskonsernin kehittämisyksikössä, mutta kahdesta alueesta muodostui tämänhetkisenkin osaamiseni peruspilareita: laadunhallinnasta ja kansainvälisestä projektitoiminnasta. Koulutuskonserni oli yksi laadunhallinnan kehittämisen pioneereista. Jo vuonna 1996 konsernissa otettiin käyttöön Suomen laatupalkintomalli ja toteutettiin itservioinnit ja ulkoiset arvioinnit. Ulkoisissa arvioinneissa hyödynnettiin sisäistä benchmarking -toimintaa, kun oppilaitokset ja koulutusalat arvioivat ristiin toistensa toimintaa.
Suoritin koulutuskonsernin yhdessä Helsingin yliopiston kanssa järjestämän laatukoulutuksen 1998 – 1999. Aloittaessani maisteriopintoni vuonna 2000 Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa, konsernin laatukoulutus luettiin hyväksi osana maisteriopintoja.
1999 – 2000: Parhaita käytäntöjä eurooppalaisessa julkishallinnossa
Vuosi 1999 oli niin koulutuskonsernin kuin omalla laatupolullani virstanpylväs. Valtionvarainministeriö koordinoi Suomessa eurooppalaista laadunkehittämistä (Euroopan unionin jäsenvaltioiden Best Practice -hanke 1999 – 2000), jossa haettiin jäsenmaiden julkishallinnon parhaita käytäntöjä esiteltäväksi vuonna 2000 pidettävään ensimmäiseen eurooppalaiseen julkisen sektorin laatukonferenssiin. Laatukonferenssi järjestettiin Lissabonissa Portugalin EU-puheenjohtajuuskaudella.
Mukaan pyrittiin tekemällä hakemus ja se tuottikin tulosta. Päijät-Hämeen koulutuskonserni sai alivaltiosihteeri Juhani Turusen allekirjoittaman kunniakirjan hienosta laatutyöstä ja pääsi mukaan edustamaan Suomea Lissaboniin yhtenä ansioituneista hakijoista. Hakemukset tehtiin CAF-mallilla (Common Assessment Framework), joka oli työkaluna niin uusi, että se vasta virallisesti lanseerattiin tuossa Lissabonin konferenssissa. Lisää CAF:sta tuoreessa linkissä https://www.eupan.eu/caf/
Lissabonissa kuntayhtymämme hyvä henkilöstönkehittämisen käytäntömme esiteltiin yleisölle. Parhaat käytännöt myös julkaistiin konferenssin kirjassa, 1st Quality Conference for Public Administrations in the EU ja Valtionvarainministeriön julkaisussa Best Practices from Finland – Quality in the Finnish public sector2000. Lissabonista siis palasimme upouusi CAF-malli tuliaisinamme.
Olin opiskellut Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa palvelujen markkinoinnin approbaturin ja hakenut maisteriohjelmaan. Vuoden 2000 syksyllä alkoivat tutkintotavoitteiset yliopisto-opintoni.
Lissabonissa syttyi kipinä päästä osallistumaan eurooppalaisen julkishallinnon laadun kehittämiseen. Lissabonin konferenssia muistelin, kun 18 vuotta myöhemmin Bulgarian Sofiassa CAF2020 päivitystyötä tekevän työryhmän edustajana sain pitää alustuksen: ”Opitaan yhdessä laatupolulla – pääarvioijan näkemyksiä Kuopion kaupungin ulkoisesta CAF-arvioinnista”.
2002 – 2005: Grundtvig – itsearviointiprosessin kehittämistä benchmarkingin avulla
Vuonna 2002, kun olin opiskellut kauppatieteiden maisteritutkinnostani noin puolet sain koulutuskonsernin kehittämisjohtajalta kutsun tulla mukaan projektiryhmään, joka valmisteli hakemusta EU-komission Gruntvig -projektiksi teemalla: Laadunhallinnan kehittäminen aikuiskoulutuksessa itsearviointiprosessia kehittämällä. Saman vuoden lopulla hakemuksemme hyväksyttiin. Nimikkeeni muutettiin 2003 projektisuunnittelijaksi, siirryin kehitysjohtajan alaiseksi Koulutuskeskus Salpauksen Keskusyksikköön ja sain koordinoitavakseni tämän hankkeen.
Projekti oli kolmivuotinen. Grundtvig -projektimme kansainvälinen loppuseminaari pidettiin Lahden Sibelius-talossa syksyllä 2005. Projektiin osallistuneet aikuiskoulutuksen järjestäjät esittelivät tuloksia itsearviointiprosessin kehittämisestä benchmarkingin avulla.
Vuosi 2005 oli samaan aikaan haikea ja toiveikas. Projekti päättyi ja yliopisto-opintoni valmistuivat. Graduni tein oppilaitosten ja yritysten kumppanuudesta työssäoppimisessa. Toisaalta myös uusi lehti tarinassa kääntyi, aloitin opettajaopinnot Hämeen ammattikorkeakoulun opettajakorkeakoulussa. Ammatillisen opettajan pätevyyden sain 2006. Opetin opettajaopintoihin kuuluvina harjoituksina laadunhallintaa ammatti- ja erikoisammattitutkintoja suorittaville opiskelijoille ja toimin asiantuntijana projekteissa: stylistiopintojen kehittämisprojektissa yhdessä hiusalan opettajien kanssa ja ammatillisen koulutuksen työssäoppimisen kehittämishankkeissa yhdessä virolaisten kumppanioppilaitosten kanssa.
2007: Yllättävä kutsu sisäisen tarkastuksen toimintoa perustamaan
Vuotta 2007 pidän yhtenä virstanpylväänä henkilökohtaisella laatu-, arviointi- ja tarkastajanpolullani. Koulutuskonsernin toimitusjohtaja tiedusteli kiinnostustani sisäisen tarkastuksen tehtäviin. Lähtötilanne oli sellainen, että ulkoinen tarkastus oli suositellut kuntayhtymälle asianmukaisen sisäisen tarkastuksen järjestämistä.
Vastaukseni oli myönteinen ja uuden oppiminen alkoi jälleen, nyt sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien avulla. Hakeuduin heti sisäisen tarkastuksen tehtävät aloitettuani Sisäiset tarkastajat ry:n jäseneksi ja kouluttautumaan STAK-kursseille, joista molemmat suoritin samana vuonna.
Lähdin siis liikkeelle todella puhtaalta pöydältä. Tuli opiskella, mitä on sisäinen tarkastus ja miten toiminto rakennetaan. Ilman Sisäiset tarkastajat ry:n koulutusta ja ammatillista verkostoa tehtävästä olisi saattanut muodostua ylivoimainen. Kiitos kokeneiden kollegojen tuen ja kannustuksen, oppimiseni sai lähes lentävän lähdön.
Omana tarkastuskäsityksenäni esitin tuolloin, että niin laadunhallinnassa kuin sisäisessä tarkastuksessakin tavoitteena on jatkuva parantaminen, positiivinen muutos organisaation elinvoimaisuuden ja jatkuvuuden turvaamiseksi. Tärkeää on ymmärtää tapahtumia, arvioida muutosten vaikutuksia, puuttua ongelmiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja tunnistaa kehittämistarpeet ja -kohteet.
2008: Ammatillinen ajatusmalli teoriasta käytäntöön
Sisäisen tarkastuksen oppimispolullani omaa tarkastuskäsitystäni vahvistivat asiantuntijoiden luennot ja esitykset, joita seurasin osallistuessani ECIIA:n organisoimaan konferenssiin Berliinissä, joka oli otsikoitu Conference 2008 – Corporate Governance, Compliance & Internal Audit. Erityisen vaikutuksen minuun teki Amsterdamin yliopiston kansainvälisen yrityslainsäädännön professori Jaap Winter, joka kiteytti ”Säännöt ja määräykset ilman niiden siirtymistä tekemiseen ja toimintakulttuuriin, eivät koskaan ohjaa käytäntöä.” Tätä viestiä olen systemaattisesti vienyt eteenpäin omassa työssäni kaikkina tätä oppimiselämystäni seuranneina sisäisen tarkastuksen vuosinani.
Entistä selkeämmäksi muodostui käsitykseni, että laadunhallinta- ja arviointityö ovat sisäisen tarkastuksen kanssa sukulaisia. Päätin siis pitää myös laadun osaamiseni yllä ja päivitin vuonna 2008 EFQM-arvioijapätevyyteni ja pääsin jälleen mukaan Suomen laatupalkinnon arvioijaksi. Vuonna 2008 viidennessä EU:n julkishallinnon konferenssissa Pariisissa teemana oli ”The Citizen at the Heart of the Quality”. Teema on ajankohtainen edelleen.
Näihin aikoihin olin päässyt myös mukaan jäseneksi Sisäiset tarkastajat ry:n koulutustoimikuntaan.
2009 – 2011: Riskienhallinta ja laadunhallinta sukua toisilleen
Vuonna 2011 koulutuskonsernissa sain vielä täydentää koulutuksen laadunhallinnan arviointiosaamiseni suorittamalla Helsingin yliopiston ja Korkeakoulujen arviointineuvoston 20 opintopisteen laajuisen laadunvarmistus- ja täydennyskoulutusohjelman. Sain pätevyyden auditoida ammattikorkeakoulutusta.
Samaan aikaan opiskelin innokkaasti riskienhallintaa, vertailin EFQM-mallia ISO riskienhallintastandardiin. Koulutustoimikunta järjesti vuonna 2011 riskienhallinnan teemapäivän.
2012: Uusia toimialoja oppimaan Hyvinkäälle
Vuonna 2012 tein päätöksen uskaltautua ammatillisen kasvu- ja kotiympäristöni koulutuskonsernin ulkopuolelle uusiin tehtäviin, kun näin Hyvinkään kaupungin ilmoituksen sisäisen tarkastajan paikasta. Kysyin itseltäni, haluanko vielä oppia uusia toimialoja, laajentaa kenttää sisäisenä tarkastajana ja vastaukseni oli kyllä.
Tulin valituksi Hyvinkään kaupungin sisäiseksi tarkastajaksi ja siinä tehtävässä toimin yhteensä kahdeksan vuotta. Näiden vuosien aikana toimintaympäristön muutosvauhti kiihtyi entisestään, peräänkuulutettiin ketteryyttä ja digiloikkaa.
Opetushallituksen johdolla ja Koulutuskeskus Salpauksen koordinoimana ryhdyttiin syksyllä 2012 valmistelemaan talous- ja henkilöstöhallinnon erikoisammattitutkinnon perusteita ja niihin sisäisen tarkastuksen suuntautumisvaihtoehtoa. Sisäisten tarkastajien yhdistyksestämme kutsuttiin osallistujia mukaan ja minulla oli koulutustoimikunnan edustajana ilo päästä mukaan perusteiden valmisteluun.
2013: Osaamisen johtamisen työkalut – sisäisen tarkastuksen osaamiskartta
Koulutustoimikunnan puheenjohtajana kirjoitin Syynissä-lehteen, jossa teemana oli ”Askel kohti laadukkaampaa sisäistä tarkastusta” artikkelin ”Sisäisen tarkastuksen osaamisvaatimukset koulutustarjonnan kehittämisen lähtökohtana”. Sisäisen tarkastuksen tuloksekas ja vaikuttava tekeminen vaatii elinikäistä oppimista ja toiminnon jatkuvaa kehittämistä. Koulutustoimikunta pyrki monipuolistamaan ja uudistamaan koulutustarjontaa. Uusina avauksina mainittiin tarkastuskoulu, CIA-tutkintoon valmentava koulutus, sisäisen tarkastuksen johtaminen, prosessijohtaminen sisäisessä tarkastuksessa ja Assurance Maps.
Samana vuonna osaamisen johtamisen työkaluihin tutustuttiin lisää ja laadittiin yhteisessä työpajassa sisäisen tarkastuksen osaamiskarttaa. Osaamiskartta osaamisen arviointeineen on itselläni edelleen käytössä.
2014 – 2019: Laadunhallintamallit uudistuvat, hyppään kehityksen kelkkaan
Vuonna 2014 päivitin EFQM-arvioijapätevyyteni. Vuonna 2016 oli vuorossa CAF-mallin ulkoisen arvioijan pätevyyden hankkiminen. Samana vuonna pääsin mukaan Helsingin kaupunginjohtajan laatupalkinnon arvioijaksi kohteenamme Ympäristövirasto.
Vuonna 2017 julkishallinnon EU:n laatukonferenssin teemana oli ”Joining forces and breaking silos – towards better pergorming, transparent and inclusive public admininstration”. Samana vuonna Virossa EIPA:n järjestämässä CAF-seminaarissa käynnistettiin CAF-mallin päivittämistyö CAF2020. Pääsin mukaan tähän työryhmään. Malli lanseerattiin aikataulun mukaisesti vuonna 2020. HAUS yhteistyössä Kuopion ja Hyvinkään kaupunkien ja Joutsenon opiston kanssa toteutti CAF-mallin verkkokurssin valtionhallinnon eOppivaan. Olin mukana käsikirjoittaja- ja toteuttajaryhmässä. Yhdessä muiden suomalaisten aktiivisten caffilaisten kanssa kirjoitimme artikkelin ”Learning together” EIPAn helmikuussa 2021 julkaisemaan CAF Bookiin. Tammikuussa 2021 koulutin yhdessä itävaltalaisten CAF-asiantuntijoiden kanssa ulkoista arviointia Länsi-Balkanin laadunhallintaprojektissa.
Kuopion kaupunki haki CAF-tunnustusta ensimmäisen kerran 2017 ja uudelleen 2019. Olin mukana arvioimassa kaupunkiympäristön palvelualueella ja sairaalapalveluissa. Vuonna 2019 olin myös mukana Motivan koordinoimassa kuntien Ilmastojohtajat -hankkeessa arvioimassa kuntien ilmastotavoitteita ja niissä onnistumista. Hyvinkään kaupungilla pilotoimme CAF-mallia Tekniikan ja ympäristön toimialalla, ympäristöpalveluissa.
2020: Keusoten myötä myös Sisäiset tarkastajat ry:n julkissektoritoimikunta ja terveydenhuollon pienryhmä kutsuivat
Elokuussa 2020 siirryin Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän sisäiseksi tarkastajaksi. Kuinkas muutenkaan, sain jälleen käteeni uuden laadunhallinnan työkalun SHQS-kriteeristön. Pääsen oppimaan Keusoten nuorilta osaajilta lean-menetelmän käyttöä ja yhteisöohjautuvuutta. Olen oppinut etätyöskentelyn rutiinia.
Keusotessa aloittaessani sain kutsun mukaan myös Sisäisten tarkastajien julkissektoritoimikuntaan ja terveydenhuollon pienryhmään. Näillä foorumeilla meillä sisäisillä tarkastajilla teemoja onkin riittämiin, kun lainsäädäntöä uudistetaan ja sote-reformia pannaan toimeen.
Toukokuussa täytän 61 vuotta ja edelleen uskon elinikäiseen oppimiseen. Aloitin tänä keväänä talous- ja henkilöstöhallinnon erikoisammattitutkinnon suorittamisen ja valitsin luonnollisesti sisäisen tarkastuksen suuntautumisvaihtoehdon. Opitaan yhdessä, ilolla.
Lahdessa 8.3.2022 Jaana Ilomäki
Kirjoittaja on kauppatieteiden maisteri ja ammatillinen opettaja, joka työskentelee Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän sisäisenä tarkastajana.
Avaa koko näytössä.