Osallistuin IIA Globalin webinaariin Kindness as infrastructure: Strengthening ethical auditing and kind communication in governance. Sain hyviä vinkkejä ja oivalluksia omaan tarkastustyöhön vahvistamaan vuorovaikutusta ja luomaan luottamusta. Luottamus organisaation sisällä on tärkeää, sillä tiimit, joissa luotetaan kollegoihin, menestyvät todennäköisemmin kuin tiimit, joista luottamus puuttuu.
Organisaatiokulttuuri ja organisaatiokäyttäytyminen ovat ajankohtaisia puheenaiheita sisäisille tarkastajille. Media nostaa aika-ajoin esiin organisaatio- tai johtamiskulttuurissa havaitsemiaan epäkohtia, kuten epäasiallista käyttäytymistä, empatiatonta johtamista tai haitallista organisaatiokulttuuria. Organisaatiossa vallitseva pelon ilmapiiri voi johtaa siihen, että riskejä ei uskalleta viestiä johdolle, mikä voi kasvattaa niiden toteutumisen todennäköisyyttä. Sisäinen tarkastaja voi omalla käytöksellään vahvistaa eettistä organisaatiokulttuuria ja luoda luottamusta. Kun tarkastaja on tarkastuskohteen mielestä luotettava, ystävällinen ja empaattinen,haastateltava uskaltaa nostaa esiin epäkohtia ja kertoa kriittisistäkin havainnoistaan. Millaisella käytöksellä sitten luodaan luottamusta herättävä ilmapiiri?
Luottamus on aina uskonloikka. Olemme ihmisinä alttiita luottamaan sellaisiin henkilöihin, joiden aikeiden ja käyttäytymisen odotamme olevan positiivisia. Sisäiselle tarkastajalle luottamuksen herättäminen voi olla hankalaa, jos tarkastaja nähdään organisaation sisäisenä poliisina. Tällöin luottamusta voi luoda tuomalla avoimesti esiin tarkastuksen tavoitteen, kuten prosessin sujuvoittamisen ja epäkohtien saattamisen ylimmän johdon tietoisuuteen. Ammattimaisuus ja rauhallisuus on tärkeä säilyttää kaikissa tilanteissa.
En ole taitava small talkissa – en saa sateisesta säästäkään keskustelua aikaiseksi. Olen kuitenkin todennut, että minulle toimivia keinoja ovat:
- Varata itselle pieni rauhoittumishetki ennen palaverin alkamista
- Aikapaineesta ja kiireestä huolimatta olla aidosti kiinnostunut asioista, kysellä ja kuunnella
- Pitää kamera päällä etätapaamisissa
- Kirjoittaa muistiinpanot palaverin aikana käsin
- Myöntää, kun en ymmärrä tai tiedä asiaa – ja palata asiaan
Tärkeä taito tarkastajalle on osata myöntää tapahtuneet virheet ja kantaa vastuu niistä. Esimerkki on omasta tarkastustyöstä. Tarkastuksen esiselvityksen jälkeen minulle oli selvää, että yksikkö A liittyy asiaan, mutta yksikön B vastuu oli epäselvä. Punnitsin luottamuksellisuutta ja avoimuutta ja päädyin ensin jakamaan tarkastussuunnitelman ja tiedon tarkastuksen alkamisesta vain yksikölle A Lopputulos oli se, että sain kriittistä palautetta yksiköltä B. Olin kutsunut aloituskeskusteluun yksikön A vastuuhenkilöitä, ja he olivat tietämättäni laajentaneet palaverikutsun jakelua myös yksikköön B. Yksikön B asiantuntija kritisoi palaverissa sitä, että tieto tarkastuksesta oli tullut heille yksikön A kautta eikä suoraan sisäiseltä tarkastukselta. Otin vastuun tapahtuneesta, pahoittelin sitä ja lupasin varmistaa, ettei se toistu. Keskustelin tilanteesta myös esihenkilöni kanssa ja totesimme, että tilanne oli hankala. Varsinaista virhettä ei kenties ollut tapahtunut, mutta valitsemani toimintatapa oli johtanut siihen, että yksikkö B koki tilanteen epäoikeudenmukaiseksi. Vaatii rohkeutta ottaa vastuu, ja rohkeutta sisäisiltä tarkastajilta edellytetään standardeissakin. Kun sain kriittistä palautetta, en alkanut puolustella tekoani tai selittää mikä johti tapahtuneeseen, vaan kannoin täyden vastuun.
Esimerkissä esitetyssä tilanteessa tärkeää oli se, että säilytin rauhallisuuteni (olinhan rauhoittanut itseni jo ennen tapaamista) ja mietin hetken ennen vastaamista varmistaakseni, että en vain reagoi minuun kohdistettuun tunnelatautuneeseen palautteeseen, vaan kykenen antamaan tietoisen vastauksen. Psykologinen turvallisuus syntyy, kun reaktio korvataan vastauksella.
Artikkelin on kirjoittanut Eetiset asiat toimikunan jäsen Aleksandra Miettinen (sisäinen tarkastaja, OTM, Espoon kaupunki)
Avaa koko näytössä