‹ Takaisin

Helmikuu 1/2020 – Sisäisen tarkastajan tiedonsaanti toteutuu, mutta ei aina ajallaan

”Tieto on valtaa” sanoi jo yli 400 vuotta sitten englantilainen filosofi Sir Francis Bacon. Sisäiselle tarkastajalle tieto on kuitenkin ennen kaikkea työkalu ja työn suorittamisen edellytys. Erityisen tärkeää sisäisen tarkastuksen kannalta on kaiken tarpeellisen tiedon saaminen. Ilman riittävää tiedonsaantia sisäisen tarkastajan antamat arviot eivät ole luotettavia, jolloin sisäinen tarkastus ei myöskään pysty tuottamaan organisaatiolle tavoitteensa mukaista lisäarvoa ja auttamaan yhtiötä saavuttamaan tavoitteitaan.

Sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien mukaan yhtiöissä tulisi olla käytössä sisäisen tarkastuksen kirjallinen toimintaohje, jossa määritellään sisäisen tarkastuksen tarkoitus, toimivalta ja vastuu. Kirjallinen toimintaohje on se valtuutus, jolla sisäinen tarkastaja toimii yhtiössä. Kirjallisen toimintaohjeen mukaisella valtuutuksella sisäisellä tarkastajalla on oikeus päästä käsiksi tarkastuksen kannalta kaikkiin olennaisiin tietoihin yhtiössä. Tämä koskee niin tiedostoja, järjestelmissä olevaa tietoa, ihmisiä kuin toimitilojakin eli kaikkea sitä tietoa, mitä yhtiössä on riippumatta tiedon olomuodosta.

Marraskuussa 2019 tein tutkimusta sisäisten tarkastajien tiedonsaantioikeuden toteutumisesta. Tutkimuksen tulokset olivat hieman ristiriitaisia. Suurin osa vastaajista koki tiedonsaantioikeutensa toteutuneen, mutta oli silti työssään joutunut antamaan arvioita ilman riittävää tiedonsaantia. Sisäisen tarkastajan tai yhtiön antamat tiedot eivät selittäneet, mistä ristiriitaisuudet vastauksissa johtuivat. Vastaajien antamien kehittämisehdotusten perusteella oli kuitenkin löydettävissä joitakin syitä edellä mainittuun ristiriitaisuuteen.

Suurin ongelma vastausten perusteella oli se, että sisäisen tarkastuksen kannalta tarpeellisen tiedon saaminen kesti liian kauan. Sisäisillä tarkastajilla oli siis pääsy tarvittavaan tietoon, mutta tietoa ei saatu riittävän nopeasti käyttöön. Tämä selittää ainakin sen, miksi suurin osa vastaajista koki tiedonsaantioikeutensa toteutuneen, mutta oli silti joutunut antamaan arvioita työssään ilman riittävää tiedonsaantia. Vastauksista tuli myös ilmi, että joissakin tapauksissa tiedon laatu ei ollut tarkastuksen kannalta sopivaa tai tieto oli hankalassa muodossa tarkastuksen kannalta. Tiedon muokkaaminen sisäiselle tarkastukselle sopivaan muotoon saattoi kestää niin kauan, että tieto ei enää ollut relevanttia, tai tarkastus oli saatava valmiiksi ennen kuin tietoa ehdittiin muokata.

Mistä tiedon saamisen hitaus johtuu? Vastauksissa tuotiin esille seuraavia kehittämiskohteita, jotka saattavat vaikuttaa tiedonsaannin hitauteen. Yhtiöiden järjestelmät eivät ole sisäisen tarkastuksen kannalta parhaita mahdollisia. Useampi vastaaja toi myös esille sen, että sisäisen tarkastajan tulisi saada yhtiön johdon ja hallituksen täysi tuki työlleen, mikä ei ilmeisesti ole aina toteutunut. Monet vastaajat myös kokivat sisäisen tarkastuksen aseman yhtiössä olevan epäselvä, eikä sisäistä tarkastusta koettu tunnettavan yhtiöissä hyvin. Lisäksi koettiin, että tekemällä enemmän sisäistä yhteistyötä sisäisen tarkastajan tiedonsaanti voisi parantua.

Edellä mainitut syyt voivat hyvinkin aiheuttaa tiedonsaannin hitautta sisäisessä tarkastuksessa. Jos tieto tulee saada toisen henkilön kautta, eikä kyseinen henkilö ymmärrä tai tiedä sisäisen tarkastuksen asemaa yhtiössä, voi hän ajatella, ettei tiedon antaminen ole kiireellistä. Tai epäselvän aseman takia sisäisille tarkastajille ei välttämättä uskalleta antaa luottamuksellisia tietoja.

Onkin aiheellista kysyä, mitä voitaisiin tehdä sisäisen tarkastuksen tunnettuuden parantamiseksi ja  aseman selventämiseksi? Tunnettuutta voivat varmasti kaikki sisäiset tarkastajat yhdessä parantaa tekemällä työtään hyvin ja tuomalla esiin työhönsä liittyviä asioita. Epäselvään asemaan on kenties hankalampi ainakin yksittäisen sisäisen tarkastajan vaikuttaa. Kirjallinen toimintaohje määrittää sisäisen tarkastuksen aseman, mutta yhtiöissä työskentelee satoja tai tuhansia työntekijöitä, joista jokaisella voi olla sisäiselle tarkastukselle tarpeellista tietoa. Miten heille saadaan tiedoksi sisäisen tarkastuksen asema? Kirjallinen toimintaohje ei luultavasti kulkeudu jokaisen työntekijän nähtäväksi. Tässä kohtaa mielestäni yhtiön johdon ja hallituksen tulisi astua esiin. Johdon tuki ja yhteistyö ovat sisäiselle tarkastajalle ylipäänsä tärkeitä, mutta johdon viestintä sisäisestä tarkastuksesta muulle henkilökunnalle, sisäisen tarkastuksen riippumattomuusnäkökohdat huomioiden, lisäisi mitä luultavimmin sisäisen tarkastuksen tunnettuutta ja kirkastaisi sisäisen tarkastuksen asemaa yhtiössä.

Halusin lähteä gradussani tutkimaan sisäistä tarkastusta, sillä itselläni oli ainakin selvä mielipide siitä, että sisäinen tarkastus on monelle melko tuntematon toiminto, vaikkakin yhtiölle tärkeä. Yleisimmin sisäinen tarkastus nousee esiin silloin, kun kontrollit ovat pettäneet ja esimerkiksi suuria väärinkäytöksiä paljastuu. Sisäisten tarkastajien olisi aika tuoda parrasvaloihin vastavuoroisesti myös kaikki se hyvä, mitä he yhtiöille tuottavat. Yhtiön johdolle toiminto on tuttu ja tunnettu, mutta sisäisestä tarkastuksesta voisi viestiä laajemmin, jotta se tulisi tutuksi myös niille yhtiön henkilöille, jotka eivät ole toiminnon kanssa päivittäin tai edes kuukausittain tekemisissä.

Tätä kirjoittaessani 28.1.2020 olen juuri jättänyt graduni arvioitavaksi. Kiitos vielä kerran IIA Finlandille avustanne!

Katariina Kempe

Avaa koko näytössä.