Elämäni tarkastus – Hypon tietojärjestelmäprojekti
Herätyskello soi. Katson teamsista käyttöönoton tilanteen. Olemme edellä aikataulusta. Mahtavaa. Osa projektilaisista on ollut koko yön töissä toteuttamassa minuutintarkkaa uuden pankkijärjestelmän käyttöönottoa. Myöhemmin alkaa tapahtua enemmän, kun saamme migraation testaustuloksia. Syön aamupuuroni teamsiä seuraten.
Tuona päivänä alkuvuodesta 2022 toteutui Hypon kriittisen suuren tietojärjestelmähankkeen käyttöönotto. Hypo vaihtoi kaiken, lainajärjestelmän, vakuusjärjestelmän, talletustilit, raportoinnin, tietovaraston, kaiken. Minun tehtäväni oli vastata projektin tarkastamisesta ja varmistaa, että saamme toimivan ratkaisun. Näin laajaa projektia en ollut kokenut ja tuskin kukaan projektilaisistakaan.
Tein projektiin useamman tarkastuksen, joiden tuloksia pidän edelleen tärkeinä projektin onnistumisen kannalta. Mutta tarkastajakin tarvitsee jotain onnistuakseen. Tärkein onnistumisen edellytys oli se, että projektilla oli alusta loppuun talon oma sisäinen tarkastaja.
Tarkastus mukaan ohjausryhmään
Projektin ohjausryhmässä mukana oleminen oli olennaista. Ohjausryhmä tarjosi tiivistetysti tietoa projektin tilanteesta, mutta osallistumalla sekä ohjausryhmään ja tarkastamalla projektin etenemistä muualtakin, pystyin varmistamaan, että ohjausryhmä saa oikeaa tietoa, ja erityisesti oikeaa tietoa ongelmista ja niiden syistä. Tarkastajan roolissa en tietenkään ollut päättävässä asemassa, mutta en antanut asian haitata, – osallistuminen ohjausryhmään antoi merkittävän mahdollisuuden vaikuttaa projektin käytäntöihin ja riskienhallintaan.
Riskiperusteinen tarkastusten ja ajankäytön kohdentaminen
Isot projektit ovat ainutlaatuisia. Onnistuminen ei ole itsestään selvää. Projekti poikkeaa normaalista toiminnasta. Projektilla on alku ja projektilla on loppu. Projekti on väliaikainen, jonka toivotaan päättyvän pian. Silti projektia pitää johtaa, valvoa ja ohjata, – tarkemmin tuttua linjatyötä. Mitä suurempi projekti, sitä enemmän se vaatii johdolta ja silloin myös tarkastuksen on syytä panostaa. Hypon sisäisen tarkastuksen osalta tämä tarkoitti riskiperusteista tarkastusten ja ajankäytön kohdentamista. Moni muu hyvä tarkastusaihe lykkääntyi tai toteutettiin rajatusti.
Hyvä yhteistyö ja avoimuus
Hyvä yhteistyö projektinjohtajan ja projektilaisten kanssa auttoi kohdentamaan omaa tekemistä. Avoimuus kaikille uuden ja epämääräisenkin keskellä auttoi havainnoissa. Projekti tarjosi hyviä ja mielenkiintoisia tarkastusaiheita riittämiin: organisointi, toimitusten sisältö, määrittelyt, testitapaukset, testaustulosten käsittely, virheiden korjausten eteneminen, migraation täsmäytys, integraatiot, ohjeistus, koulutus, käyttöönoton valmistelu, priorisointi, priorisointi, uudelleenpriorisointi. Tarkastukset oli hyvä olla rajattuja, jotta tarkastusraportin sai jakeluun ajantasaisesti. Oikeaan aikaan osuvat tarkastushavainnot auttoivat vastuullisia reagoimaan ongelmiin.
Tarkastajan harkinta
Aina ei ollut kiireen ja havaintojen epämääräisyyden vuoksi mahdollisuutta kirjoittaa perinteistä ”kunnon” raporttia. Onneksi johto otti vastaan myös sähköpostiin kirjoitettuja näkemyksiä, joita standardien kielellä voi kutsua ammatilliseen harkintaa perustuviksi arvioiksi.
Tietojärjestelmien tarkastamiseen on ohjeita
On olemassa paljon ohjeita, kuinka projektit tulee toteuttaa. Itse hyödynsin sisäisten tarkastajien ammatillisia ohjeita. Joissain keskusteluissa projektilaisten kanssa myös näytin sisäisten tarkastajien ohjeita hyvistä työvaiheista. Tietenkään malliohjeet eivät aina meille soveltuneet, joskus ne olivat liian yksityiskohtaisia, joskus aivan liian karkeita. Valmiita malleja katsottaessa, haastateltavien oli helppo kertoa, miten meidän käytäntömme toimi, mikä olisi heidän mielestään erittäin tärkeää ja missä kohdin oli suurimmat ongelmat. Valmiit listat auttoivat konkretisoimaan ja auttoivat tekemisessä.
Isolle projektille kannattaa nimetä oma sisäinen tarkastaja
Projektin loppuvaiheet alkoivat viimeinen olla edessä ja arviointien aiheeksi keskittyi projektin ja organisaation käyttöönottovalmius. Minulla, joka olin tarkastanut projektia eri näkökulmista, käynyt läpi yksityiskohtia ja yhteenvetoja oli varmasti yksi parhaimmista käsityksistä projektin tilanteesta. Mutta tilanteet muuttuivat koko ajan, ja ajan tasalla pysyminen vaatii jatkuvaa työtä. Ulkopuolinen tarkastaja, joka olisi silloin tällöin arvioinut projektia, ei olisi pystynyt perehtymään syvällisesti projektiin. Jos sinulla on iso projekti, sinulla on hyvä olla sille myös oma sisäinen tarkastaja.
Sari Ojala
Tarkastusjohtaja
Suomen Hypoteekkiyhdistys