Tärkeä talousraportointi sisäisen tarkastuksen kohteena
Kunnat, kuntayhtymät sekä hyvinvointialueet ja hyvinvointiyhtymät raportoivat lakisääteisesti taloustietonsa Valtiokonttorin palveluun. Tietoja käytetään esimerkiksi kuntien valtionosuuksien ja hyvinvointialueiden rahoituksen laskennassa. Mutta ovatko tiedot oikein? Onko ne toimitettu ajoissa? Onko tietojen perusteella saatu oikea määrä rahoitusta? Tässäpä sisäiselle tarkastukselle erinomainen ja tärkeä kohde!
Mistä on kyse?
Hyvinvointialueesta annetun lain mukaan aluehallituksen tulee järjestää hyvinvointialueen riippumaton sisäinen tarkastus. Kuntalaissa vastaavaa pykälää ei ole. Kunnan tai hyvinvointialueen valtuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja hallitus huolehtii kunnan tai hyvinvointialueen sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Tarpeelliset määräykset annetaan hallintosäännössä. Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä annetaan toimintakertomuksessa.
Sisäinen valvonta tarkoittaa huolehtimista siitä, että kunnassa tai hyvinvointialueella toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt, jotka varmistavat talouden ja toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden, hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen ja johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot taloudesta ja toiminnasta.
Kuntien ja hyvinvointialueiden sekä kuntayhtymien ja hyvinvointiyhtymien yleinen velvollisuus raportoida taloustietonsa Valtiokonttorille perustuu kuntalakiin ja hyvinvointialuelakiin. Aikatauluista ja tietosisällöistä säädetään valtioneuvoston ja valtiovarainministeriön asetuksilla. Raportointia ohjaavat lisäksi kirjanpitolautakunnan hyvinvointialue- ja kuntajaoston yleisohjeet ja lausunnot sekä talousraportoinnin AURA-käsikirjat. Tietotarpeet ovat lakisääteisiä ja ne perustuvat tilastolakiin, substanssilakeihin, kuten pelastuslaki ja kilpailulaki, sekä rahoituslakeihin, kuten laki peruspalvelujen valtionosuudesta ja hyvinvointialueiden rahoituksesta.
Vaikka valtionosuuksien ja hyvinvointialueen rahoituksen perusteena olevien tietojen tarkastaminen on säädetty tilintarkastajan tehtäväksi, sisäisellä tarkastajalla on organisaation ylimmän johdon kumppanina avainrooli kunnan tai hyvinvointialueen rahoituksen pohjana olevien tietojen oikeellisuuden, laadun ja ajantasaisuuden varmentajana.
Rahoituksen määräytyminen
Kunnan rahoitukseen raportoidut taloustiedot vaikuttavat valtionosuuden kautta. Hallinnollisesti valtionosuusjärjestelmä koostuu valtiovarainministeriön hallinnoimasta peruspalvelujen valtionosuudesta sekä opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoimasta opetus- ja kulttuuritoimen valtionosuudesta. Raportoidut taloustiedot kohtaavat laskennalliset kustannukset vuosittain tehtävässä kustannustenjaon tarkistuksessa, jossa valtionosuuden laskennassa käytettävä kustannuspohja tarkistetaan vastaamaan toteutuneita kustannuksia. Kustannustenjaon tarkistuksessa käytetään Valtiokonttorin keräämiä tietoja kuntien taloudesta sekä Opetushallituksen keräämiä tietoja opetuksen kustannuksista. Vuoden 2025 alusta kunnille tulee uusia valtionosuustehtäviä TE-uudistuksen ja kotoutumislain uudistuksen kautta.
Hyvinvointialueiden valtion rahoituksen perusteena käytetään hyvinvointialueiden Valtiokonttorille raportoimia sosiaali- ja terveystoimen sekä pelastustoimen taloustietoja. Rahoituksen kannalta onkin äärimmäisen tärkeää, että kustannukset on kohdistettu toimialoittain ja palveluluokittain oikein ja että ne sisältävät myös mm. tukipalveluista, tiloista ja hallinnosta aiheutuneet kustannukset. Toisaalta rahoituspohjaan ei saa sisältyä hyvinvointialueen rajoitetun yleisen toimialan mukaisten tehtävien kustannuksia.
Rahoituksen lisäksi myös muita käyttötarkoituksia
Valtiovarainministeriö hyödyntää kuntien taloustietoja arvioidessaan, riittääkö rahoitus kuntien tehtävien hoitamiseen (rahoitusperiaate) sekä mm. kriisikuntamenettelyn edellytysten täyttymisen ja harkinnanvaraisen valtionosuuden korotuksen arvioinnissa. Lisäksi tietoja hyödynnetään lainsäädännön kustannusvaikutusten arvioinnissa, Tilastokeskus käyttää tietoja tilastoissaan ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos tilastoinnissa ja arvioinnissa.
Valtiovarainministeriö hyödyntää hyvinvointialueiden taloustietoja rahoitusperiaatteen toteutumisen arvioinnissa, lainanottovaltuuden määrittelyssä sekä arviointimenettelyn ja lisärahoituksen edellytysten arvioinnissa. Sisäministeriö ja sosiaali- ja terveysministeriö hyödyntävät tietoja ohjaus-, suunnittelu-, kehittämis- ja valvontatehtävissään.
Taloustietoa käyttävät laajasti myös muut viranomaistahot, kuten kilpailu- ja kuluttajavirasto, sekä muutkin kuin valtion viranomaiset, kuten Kuntaliitto, kunnat tai media. Lisää tietoa käyttötarkoituksista löytyy AURA-käsikirjoista.
Raportointiprosessi
Talousraportoinnin pitää perustua kirjanpitoon ja hyväksyttyyn talousarvioon. Ainoastaan tilinpäätösennusteissa ja tilinpäätösarvioissa täydennetään kirjanpidon lukuja muilla tiedoilla.
Toteutuneiden taloustietojen automatisoitu raportointi pohjautuu pääsääntöisesti kuutiomalliin. Kuutiomallissa jokaisen kirjauksen yhteydessä annetaan tieto palveluluokasta, tilistä ja sektorista joko suoraan laskentatunnisteessa tai laskentatunnisteen osasta päättelemällä.
Taloustiedot tulee raportoida Valtiokonttorin Kuntatalouden tietopalveluun automatisoidusti XBRL-muodossa tai määrämuotoisessa CSV-muodossa. Raportointiaikataulu on annettu asetuksella.
Tietopalvelu sisältää automaattisia tarkastussääntöjä, jotka voivat olla joko kommentointia edellyttäviä havaintoja tai hyväksynnän estäviä virheitä. Lisäksi eri organisaatiot tarkastavat tietoja hajautetusti. Automaattiset validointisäännöt tai manuaaliset tarkastukset eivät kuitenkaan välttämättä havaitse kaikkia aineiston virheellisyyksiä eivätkä poista raportoijan vastuuta tietojen oikeellisuudesta. Havaitut virheet tulee korjata; jos virhe johtuu kirjanpidosta, tulee sekin korjata. Sen jälkeen Valtiokonttorille toimitetaan korjattu raportointikokonaisuus.
Vaikka raportoinnin laatu on kaiken aikaa parantunut, aineistoja toimitetaan yhä aikataulustaan myöhässä tai ne sisältävät virheitä. Myöhässä olevat aineistot viivästyttävät rahoituksen pohjana olevien ministeriöiden laskelmien ja päätösten valmistelua tai pahimmassa tapauksessa johtavat puutteellisin tai virheellisin tiedoin tehtäviin maksupäätöksiin.
Tarkastettavia asioita: aikataulujen noudattaminen, raportoijan työprosessit, hyväksyjän toimet, joilla hän varmistuu hyväksytyn tiedon oikeellisuudesta, pistokokeet aineistoon, muutosprosentit, poikkeavat etumerkit, erilaisten tunnuslukujen loogisuus, henkilöresurssit, varahenkilöjärjestelmät, palvelukeskusyhteistyö.
Kunta tai hyvinvointialue vastaa tietojen oikeellisuudesta
Kunta tai hyvinvointialue vastaa toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta sekä tietojen toimittamisesta asetettujen määräaikojen puitteissa. Jos kirjanpito ja viranomaisraportointi on ulkoistettu, kunta tai hyvinvointialue on joka tapauksessa vastuussa ulkoistamistaan toiminnoista ja siitä, että raportointi toteutetaan annetun ohjeistuksen mukaisesti. Tärkeää on myös varmistua, että raportoinnissa on riittävästi asiantuntemusta ja resursseja, olipa se sitten omana toimintana tai ulkoistettuna. Siksi esimerkiksi taloushallinnon palveluntuottajahankinnan kilpailutuksessa on syytä varmistaa, että valittu palveluntuottaja pystyy hoitamaan talousraportoinnin vaatimusten mukaisesti.
Taloustietojen raportoinnissa eri toimijoilla on erilaisia rooleja: raportoija, kommentoija ja hyväksyjä, joista viimeisellä on täysi valtuus hyväksyä aineisto ja sen julkiset kommentit. Sisäisen valvonnan kannalta on tärkeää, että hyväksyjänä on kunnan tai hyvinvointialueen edustaja, ei esimerkiksi palvelukeskuksen työntekijä. Hallintosäännössä tai muussa ohjeistuksessa on suositeltavaa huomioida talousraportoinnin vastuut.
Lisäksi Valtiokonttori ja tietoja tarkastavat viranomaistahot pitävät yhteyttä kuntiin ja hyvinvointialueisiin palvelukanavaan ilmoitettujen yhteyshenkilöiden kautta. Mikäli yhteyshenkilön tieto ei ole ajan tasalla, korjauspyynnöt eivät tavoita kuntaa tai hyvinvointialuetta. Ilmoita yhteyshenkilön muutoksista tämän lomakkeen kautta.
Tarkastettavia asioita: hallintosääntö, valtuutukset, yhteyshenkilöt, taustalla olevien lakien, asetusten ja ohjeiden tuntemus, osaaminen
VTV:n tarkastus
Myös valtiontalouden tarkastusvirasto on tarkastanut ja jälkitarkastanut erityisesti hyvinvointialueiden tietojen raportointia. Jälkitarkastuksen mukaan tietojen laatuun ja laadunvarmistukseen tulee yhä kiinnittää erityistä huomiota.
Tutkihallintoa.fi
Raportoidut tiedot ovat julkisia. Ne löytyvät organisaatioittain tutkihallintoa.fi -sivustolta. Täältä on helppo tarkastaa ja vertailla eri kuntien tai hyvinvointialueiden talousarvio-, toteuma- ja ennustetietoja.
Lopuksi
Tärkeintä on siis varmistaa koko talousraportointiprosessin toimivuus. Kun prosessi on kunnossa eli eri vaiheisiin sisältyy riittävät kontrollit, on lopputuloskin hyvä.
Kirjoittajat:
Minnamaria Korhonen, valtiovarainministeriö
Marja-Liisa Ylitalo, Suomen Kuntaliitto ry.
Avaa koko näytössä.