Kulttuurin tarkastaminen on jäänyt vähemmälle huomiolle, ja sisäisen tarkastuksen käytännöt kulttuurin tarkastamisessa ovat vielä kehittyviä. Kenties termi ”kulttuuri” on käsitteenä vaikeaselkoinen ja siksi hankala tarkastaa. Uuden aihekohtaisen vaatimuksen yhtenä tavoitteena on selkiyttää tarkastuksen kriteeristöä. Kulttuurin sijaan tarkastuksen kohteena ovat ne hallinnon, riskienhallinnan ja valvonnan menettelyt ja käytännöt, jotka kohdistuvat organisaation tavoitteiden saavuttamisen kannalta epäedulliseen käyttäytymiseen. Tämä tarjoaa selvemmän, rakenteellisemman ja tarkastettavamman näkökulman. Kuten muidenkin riskien kohdalla, myös henkilöiden käyttäytymiseen liittyviä riskejä voidaan hallita, jos organisaatio kehittää sopivat valvontakeinot ja soveltaa niitä tehokkaasti.
Aihekohtaisen vaatimuksen mukaisen tarkastamisen tavoitteena on varmentaa, että organisaation hallinto, riskienhallinta ja valvontatoimenpiteet ovat riittäviä mm. ohjaamaan, seuraamaan, määrittämään, havaitsemaan, arvioimaan, ratkaisemaan ja korjaamaan käyttäytymiseen liittyviä ongelmia silloin, kun käyttäytyminen on ristiriidassa organisaation tavoitteiden saavuttamisen kanssa.
Käytännössä tätä voitaisiin kuvata niin, että tarkastuksen tavoitteena ei ole selvittää sitä, tapahtuuko organisaatiossa epätoivottua käytöstä tai uskaltaako henkilöstö kertoa tekemistään hälyttävistä käyttäytymishavainnoista, vaan sitä onko organisaatiossa tunnistettu, millainen käyttäytyminen on riski sen tavoitteille; onko luotu järjestelmä, jossa ilmoittaminen on mahdollista; ratkotaanko ilmi tulleet tapaukset yhdenmukaisesti; kohdellaanko ilmoittajia oikeudenmukaisesti; onko olemassa muita keinoja epäedullisen käyttäytymisen tunnistamiseen ja eskalointiin kuin ilmoitukset sekä otetaanko tehdyistä havainnoista opiksi ja johtavatko tehdyt havainnot muutoksiin esimerkiksi ohjauksessa. Tässä vain osa aihekohtaisen vaatimuksen 15 vaatimuksesta.
Miksi sisäinen tarkastus on hyvä arvioimaan käyttäytymiseen liittyvää riskiä ja sen hallintaa? Vastauksia voidaan löytää standardeista.
Organisaatiokäyttäytymisen tarkastaminen vaatii tarkastajalta ammatillista rohkeutta
Käytännössä aihekohtaisen vaatimuksen toteuttaminen tarkastuksessa voi edellyttää havaintojen esittämistä liittyen ihmisten toimintaan, hallintomenettelyyn, johtamiseen, rekrytointiin ja perehdyttämiseen, kannustinjärjestelmiin, päätöksentekoon tai organisaatiokulttuuriin. Organisaatiokäyttäytymisen arvioinnissa standardin 1.1 mukainen rehellisyys ja ammatillinen rohkeus korostuvat erityisesti, sillä tarkastajan on kyettävä viestimään havainnoistaan totuudenmukaisesti, tarkasti, selkeästi ja avoimesti sekä tuomaan esiin olennaiset tosiasiat myös silloin, kun havainnot ovat organisaation johdolle epäedullisia tai niiden esittäminen edellyttää vaikeiden tilanteiden kohtaamista.
Ammatillista rohkeutta voidaan edellyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa tarkastaja joutuu arvioimaan, ovatko organisaation käytännöt ja johtamiskäyttäytyminen yhdenmukaisia sen julkilausuttujen arvojen kanssa, tai tunnistamaan kannustinjärjestelmiä, jotka voivat ohjata johtoa tai henkilöstöä ottamaan tavoitteiden saavuttamiseksi epäasianmukaisia riskejä. Rohkeutta tarvitaan myös silloin, kun tarkastuksen perusteella havaitaan päätöksenteon puolueettomuuteen, rekrytointikäytäntöjen yhdenvertaisuuteen tai organisaatiokulttuurin avoimuuteen liittyviä puutteita ja nämä havainnot on tuotava ylimmän johdon tai hallintoelimen tietoon.
Ammatillinen rohkeus ei tarkoita ainoastaan organisaatiokäyttäytymiseen liittyvien havaintojen esiin nostamista. Kyse on valmiudesta arvioida sitä, tunnistetaanko ja hallitaanko organisaatiokäyttäytymiseen liittyviä riskejä organisaation tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta asianmukaisesti, sekä raportoida arvioinnin tulokset silloinkin, kun ne kyseenalaistavat vallitsevia käytäntöjä tai johdon käsityksiä organisaation toiminnasta. Standardin 1.1 näkökulmasta kyse on sisäisen tarkastajan velvollisuudesta toimia rehellisesti ja rohkeasti myös haastavissa olosuhteissa.
Organisaatiokäyttäytymisen tarkastaminen on organisaation eettisten ja lainmukaisten odotusten täyttämistä
Sisäisen tarkastajan on ymmärrettävä ja edistettävä organisaation eettisiä ja lainmukaisia odotuksia ja kyettävä tunnistamaan niiden vastainen toiminta. Tätä edellytetään standardissa 1.2 Organisaation eettiset odotukset. Organisaatio on voinut asettaa eettisiä ja arvoihin pohjautuvia tavoitteita. Julkisyhteisössä tällainen tavoite voisi olla päätöksenteon puolueettomuuden turvaaminen, keskisuuressa yrityksessä luottamukseen perustuvan työyhteisön luominen ja kansainvälisessä suuryrityksessä vahvan ”speak up”-kulttuurin rakentaminen. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit. Julkisyhteisön päätöksenteon puolueettomuutta uhkaa esteellisyyssäännösten huono tuntemus ja huono soveltaminen käytännössä. Keskisuuressa yrityksessä luottamukseen perustuvan työyhteisön rakentumista voi estää huono tone at the top: jos johto ei luota alaisiin, alaisetkaan eivät luota toisiinsa tai itseensä. Vahvan ”speak up” -kulttuurin esteenä voi olla johdon vähättelevä suhtautuminen esiin nostettuihin asioihin tai se, että ilmoitusten perusteella tapahtuva puuttuminen on valikoivaa ja seuraamukset ovat erilaisia riippuen henkilön asemasta.
Sisäisen tarkastuksen ammattistandardi 1.2 edellyttää, että sisäinen tarkastaja ymmärtää organisaation eettiset ja lainmukaiset odotukset. Eettisiä ja lainmukaisia odotuksia voivat luoda organisaation omat eettiset ohjeet (code of conduct), eettiset arvot (joita esimerkein edellä on kuvattu), lain asettamat käyttäytymisnormit (esim. hallintolaki) tai alan yleiset eettiset normit (esim. hyvä vakuuttamistapa). Sisäisen tarkastajan tulisi tuntea oman organisaationsa toimintaympäristö, johon kuuluu myös organisaation ulkopuolelta tulevat eettiset odotukset.
Sisäisen tarkastuksen tehtävässä on hyvät lähtökohdat hankkia käsitys siitä, millainen toiminta(kulttuuri) on vaaraksi organisaation tavoitteiden saavuttamiselle. Tämä luo vankan pohjan organisaatiokäyttäytymisen tarkastamiselle ja helpottaa sen arvioimista, onko organisaatiokäyttäytymistä koskeva organisaation riskiarvio kattava.
Lisäpontta tarpeelle tuntea aihekohtaisen vaatimuksen sisältö tuo standardin soveltamisohjeen osio, jonka mukaan sisäisen tarkastuksen suunnitelma voi sisältää organisaation eettisyyteen liittyviä riskiarviointeja sen arvioimiseksi, käsittelevätkö olemassa olevat toimintaperiaatteet ja valvontaprosessit käyttäytymiseen liittyviä riskejä riittävällä ja tuloksellisella tavalla. Tämän tarkastamiseen aihekohtainen vaatimus tähtää, ja käyttöopas antaa konkreettisia vinkkejä siitä, mitä olisi hyvä tarkastaa.
Kyky arvioida toiminnan lainmukaisuutta ja eettisyyttä
Myös standardi 1.3 Lainmukainen ja eettinen toiminta on merkityksellinen organisaatiokäyttäytymisen tarkastamisen kannalta. Tuo standardi edellyttää, että sisäinen tarkastaja ilmoittaa lainvastaiseksi havaitsemastaan toiminnasta. Sisäisen tarkastajan on tunnettava mahdolliset käyttäytymistä ohjaavat lakinormit, hänen on oltava valppaana havaitsemaan lainvastaista toimintaa ja tunnettava organisaation ilmoittamismekanismit.
Sisäisen tarkastuksen tehtävä ei ole rangaista lainvastaisesti käyttäytynyttä henkilöä, vaan saattaa asia tutkinnasta ja sanktioinnista vastaavilla tahoille organisaatiossa. Aihekohtaisen vaatimuksen mukaisessa tarkastamisessa pyritäänkin varmentamaan mm. sitä, että tällaiset
ilmoittamismekanismit ovat olemassa ja ilmoitusten käsittelyssä sekä mahdollisessa sanktioinnissa toteutuu oikeudenmukaisuus.
Sisäisen tarkastuksen ammatillinen viitekehys koostuu Kansainvälisistä sisäisen tarkastuksen standardeista, Aihekohtaisista vaatimuksista ja Kansainvälisistä ohjeista. Sisäisten tarkastajien täytyy soveltaa Aihekohtaisia vaatimuksia Kansainvälisten sisäisen tarkastuksen standardien mukaisesti. Aihekohtaisten vaatimusten noudattaminen on pakollista varmennuspalvelujen osalta ja suositeltavaa neuvonantopalvelujen osalta. Lisätietoja Aihekohtaisen vaatimuksen soveltamisesta löytyy ohjeesta ”Topical Requirements Application Guidance”.
Artikkelin on kirjoittanut IIA Finlandin Eettiset asiat toimikunnan jäsenet Minnamaria Korhonen, VM ja Aleksandra Miettinen, Espoon kaupunki.
Avaa koko näytössä