Musta kameran linssi katsoo hiljaisena ja ilmeettömänä silmiin. Kameran takana odottaa 80 ihmistä kodeissaan, työpaikoillaan, kahviloissa tai missä lienevätkään. Olen avaamassa jokavuotista syysseminaaria. Olen tehnyt sen aiemminkin, mutta koskaan ei ole jännittänyt näin paljon.
Syysseminaari on seminaaritoimikunnan lippulaivatapahtuma. Kaksipäiväisenä seminaarina se mahdollistaa laajan katsauksen esiintyjiä ja asioita. Olemme järjestäneet seminaarin yleensä pääkaupunkiseudun ulkopuolella ja suuri osa vieraista on jäänyt yöksi seminaaripaikkakunnalle. Seminaaripäivien välinen ilta ja illallinen ovat olleet erinomainen verkostoitumistilaisuus. Verkostoituminen onkin ollut varsin olennainen ”hidden agenda point” seminaarille. Tällä kertaa kaikki olisi lähtökohtaisesti toisin.
Seminaarin suunnittelu alkoi jo viime vuoden puolella ja ensimmäisen päivän ohjelma oli tarkoitus toteuttaa toukokuun kevätseminaarissa. Koronatilanteen vuoksi kevätseminaari päätettiin perua ja siirtää ohjelma syksylle. Onnekkaasti myös esiintyjät olivat valmiita siirtoon ja paketti saatiin pidettyä hyvin kasassa. Toisen päivän ohjelmaa lähdimme rakentamaan enemmän poikkeustilanneteeman ympärille.
Jo keväällä aloimme valmistautua hybridiratkaisuun. Toimiston väki alkoi kartoittaa striimaus-vaihtoehtoja ja rakentaa teknistä valmiutta seminaarin järjestämiseen etänä. Toimikunnan lähtökohtana oli kuitenkin hyvin vahvasti se, että seminaari järjestetään paikan päällä, jos tilanne vain sen sallii, koska sosiaalinen puoli on niin olennainen osa seminaariamme. Sama tunne jatkui vielä syksylläkin, mutta hybridiratkaisu oli jo kuitenkin itsestäänselvyys.
Kolmisen viikkoa ennen seminaaria tilanne kuitenkin paheni pääkaupunkiseudulla ja vakavan pohdinnan jälkeen päädyimme striimaukseen. Vaikka järjestely poikkesikin täysin aiemmista, seminaaritoimikunnan tärkeimpänä tavoitteena oli kuitenkin toteuttaa huippuseminaari, joka säteilisi sitä samaa yhdessä tekemisen ja jakamisen tunnetta.
Tilat, esiintyjät ja tekniikka olivat valmiina. Normaalisti olo olisi ollut turvallinen. Nyt kuitenkin tunne oli se, että täytyisi miettiä koko kuvio kunnolla läpi striimausta silmälläpitäen: ”tarvitaanko juontaja, miten esiintyjät vaihtuvat, välivideoita.. entäpä chat?” Jaoimme uusia tehtäviä ja teimme minuutintarkan käsikirjoituksen.
Se kannatti. Palaute oli kannustavaa: ”Erittäin onnistunut toteutus, kaikki toimi moitteettomasti. Ihan kuin olisi katsellut tv-lähetystä, oli niin tasokasta! Jatkossakin varmasti hyvä järjestää etäosallistumisen mahdollisuus, lisää varmasti osallistujien määrää ympäri Suomen.” ”Paras seminaari ikinä! Jatkossakin seminaarit voi järjestää näin ja tämän kertaiset aiheet olivat todella mielenkiintoisia, ajankohtaisia ja hyvin järjestetty.”
Aina voi parantaa. Osallistujien arvio seminaarin hyödyllisyydestä ja suositeltavuudesta asteikolla 1-6 oli 4,92. ”Notkahdus” edellisvuoteen (-0,08) kertonee siitä, että seminaareista haetaan paitsi mielenkiintoisia esityksiä ja tuoretta alan tietoa myös verkostoitumismahdollisuuksia ja virkistävää taukoa työhön. Tavoitteena onkin lanseerata seuraavaan seminaariin virtuaaliset kahvipöydät, joiden ääressä voi verkostoitua ja vaihtaa ajatuksia fyysisestä sijainnista riippumatta. Sen lisäksi chat, sanapilvet ja muut vastaavat interaktiivisuutta lisäävät apuvälineet ovat mukana myös jatkossa, järjestettiinpä seminaari sitten hybridinä tai vain etänä.
Jatkoon menevät myös lounastauon jälkeinen läsnäoloharjoitus ja taukojumppa, jotka katkaisevat seminaaripäivän ja auttavat keskittymään meneillään olevaan hetkeen. Tämä on erityisen tärkeää, kun mielenkiintoinen puheenvuoro seuraa toistaan ja omaksuttavaa on paljon. Siihen seminaaritoimikuntana pyrimme ja puhujapalautteen perusteella siinä myös onnistuimme:
- ”Todella kiinnostava ja tärkeä aihe, esityksestä kuulsi läpi vankka kokemus ja näkemys.”
- ”Selkeä, konkreettinen, hyviä vinkkejä.”
- ”Erinomainen esitys ja erinomainen materiaali.”
- ”Aivan loistava esitystapa ja erittäin inspiroiva sisältö ja koko case! Todellista Can Do -asennetta! Tällaisia projekteja lisää!”
- ”Huippuesitys, antoi paljon ajateltavaa.”
- ”Pelkkää timanttia!”
- ”Tätä lisää! Kun saamme yleisöä paikalle, niin saadaan tästä vielä parempi ja vuorovaikutteiselle. Kiitos!”
Vaihtelua seminaaripäivään etsitään erilaisista puheenvuoroista. Osassa tuuletetaan ajatuksia, osassa tarjoillaan tarkastustyöhön sellaisenaan sovellettavaa konkretiaa. Estradilla on sekä perinteisiä 45 minuutin esityksiä, että lyhyempiä tietoiskuja. Yhden henkilön puheenvuoroja, mutta myös useamman henkilön keskusteluja.
Progress through sharing. Muistattehan, että seminaaritoimikunta on teitä varten. Kun mielessänne on kehitysidea, teema tai puhuja, otattehan yhteyttä (joonas.vartinen@aktia.fi, minna.hynninen@evli.com).
ISO KIITOS kaikille teille, jotka osallistuitte seminaariin ja annoitte palautetta.
TAPAAMISIIN KEVÄTSEMINAARISSA 6.5.2021. Tavalla tai toisella.
Kuvassa vasemmalta oikealle seminaaritoimikunnan Marja Roine, Annika Martin, Jani Heikkala, Kaarina Sinersalo, Heidi Glader, Minna Hynninen ja Joonas Värtinen. Kuvasta puuttuvat Maliina Hakala ja Auli Punkari.
Avaa koko näytössä.