Euroopan parlamentin ja neuvoston hyväksymä direktiivi EU 2019/1937 on annettu 23.10.2019. Direktiivin tavoitteena on suojata väärinkäytösten ilmoittajaa mahdollisilta vastatoimilta. Tavoitteena on myös korruption ja petosten torjunnan edistäminen, sekä tasapuolisten kilpailuedellytysten turvaaminen ja oikeuden täytäntöönpanon tehostaminen Unionin alueella. Kansallisesti direktiivi on saatettava voimaan 17.12.2021 mennessä.
Whistleblowing -ilmoituskanava koskee kaikkia vähintään 10 miljoonan euron liikevaihdon omaavia tai vähintään 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä, julkisia organisaatioita sekä viranomaisia. Toimialat kuten finanssisektori, ilmailu ja meriliikenne sekä merellä tapahtuva öljyn- ja kaasunporaus kuuluvat direktiivin piiriin automaattisesti.
Kansallisten viranomaisten tulee tiedottaa kansalaisilleen ilmoituskanavasta ja kouluttaa valtion virkailijoita käsittelemään ilmoituskanavan kautta tulleita väärinkäytöksiä. Direktiivin mukaisia oikeuksia ei voi rajoittaa muiden sopimusten, kuten työsopimuksen lojaliteettilausekkeiden kautta. Direktiivi mahdollistaa kolmiportaisen ilmoituskanavan implementoinnin työyhteisöissä.
Ilmoituskanavan tulee turvata ilmoittajan anonymiteetti. Ensisijaisesti ilmoituskanavan tulisi olla organisaation sisäinen. Tällöin ilmoituksen aihepiiriin voidaan puuttua tehokkaasti organisaation sisällä. Tämä edellyttää sitä, että organisaatiossa on taho, joka on vastuutettu käsittelemään ilmoituksia. Direktiivin mukaisesti ilmoituksen käsittelyaika tulee olla enintään kolme kuukautta, ja ilmoittajalle tulisi kertoa jatkotoimista tämän ajan kuluessa.
On tärkeää, että prosessi on selkeä ja tiedottaminen on avointa. Myös johdon sitoutumisen ilmoituskanavan perustamiseen ja prosessiin on oltava vahva. Selvitystyön käynnistyessä tulee huolehtia siitä, että ilmoittajan kanssa on hyvä keskusteluyhteys, joko luottamuksellisesti kasvokkain tai anonyymisti järjestelmän kautta. Käytettävän järjestelmän tulee tällöin mahdollistaa anonyymi dialogi ilmoittajan kanssa. Tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset on otettava huomioon henkilötietojen käsittelyn kaikissa vaiheissa. Henkilötietojen tulee aina olla salattuja ja ne tulee poistaa, kun tapaus on käsitelty loppuun.
Tilannearvion, tutkinnan, analysoinnin ja johtopäätösten jälkeen on todistusaineisto turvattava asianmukaisella tavalla. Selvitystyön perusteella tehdyt korjaavat toimenpiteet ja viestintä ovat tärkeässä asemassa, unohtamatta ilmoittajan mahdollisesti tarvitsemaa suojelua ja siihen liittyviä toimenpiteitä.
Ulkopuolinen ilmoituskanava on valvovan viranomaisen hallinnassa ja sitä käytetään, jos sisäisen ilmoituskanavan käyttö ei ole johtanut toimenpiteisiin. Direktiivin mukaisesti ilmoituksen käsittelyaika tulisi olla enintään kuusi kuukautta.
Kolmas vaihtoehto on tietojen julkistaminen, jota käytetään silloin, kun ilmoitusten perusteella ei ole ryhdytty toimenpiteisiin. Tällöin ilmoittajalla tulee olla perusteltu syy uskoa, että kyse on asiasta, johon ei tulla puuttumaan tai joka aiheuttaa mahdollisen vastatoimen ilmoittajaa kohtaan.
Direktiivissä säädetään, että väärinkäytösten ilmoittajia tulee suojella mahdollisilta vastatoimilta. Vastatoimia ovat mahdollinen irtisanominen, lomautus, siirtäminen alempiin työtehtäviin, palkanalennus ja määräaikaisen työsopimuksen vakinaistamatta jättäminen, kurinpidolliset toimet, kuten varoitukset, pakottaminen, pelottelu, ahdistelu tai hyljeksintä ja epäoikeudenmukainen kohtelu sekä maine- tai taloudellisen vahingon aiheuttaminen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa tai ohjaus psykiatriseen tai muuhun lääketieteelliseen hoitoon.
Suojelun piiriin kuuluvat ilmoittajan lisäksi ilmoittajaa avustava henkilö, kuten esimerkiksi luottamusmies, kolmannet henkilöt, joilla on yhteys ilmoittajaan, kuten sukulaiset ja kollegat, sekä yritykset, jotka ilmoittaja omistaa.
Sisäisen tarkastuksen rooli
Sisäinen tarkastus voi toimia yksikkönä, joka vastaanottaa ilmoitukset ja vie prosessia eteenpäin. Sisäisestä tarkastuksesta löytyy osaamista väärinkäytösepäilyjen ja korruption selvitystyöstä sekä muiden arkaluontoisten aiheiden käsittelystä. Ilmoituskanava ja -prosessi on myös otettava säännöllisen tarkastustoiminnan piiriin niiden toimivuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi.
Carita Granat
Sisäinen tarkastaja, Kemppi Group Oy
Avaa koko näytössä.