Raportti (Internal Audit Foundation and AuditBoard report): Sisäisen tarkastuksen digitalisaation välttämättömyys: kriisien mukanaan tuomat edut – Analyysi sisäisen tarkastuksen funktioiden digitaalisten työkalujen käyttöönotosta vuonna 2020
Vuosi 2020 jää historiaan häiriöiden vuotena, jolloin kansainvälisen pandemian, sosiaalisen levottomuuden, poliittisen mullistuksen ja talouskriisin lomassa sisäiset tarkastajat haastettiin tuottamaan varmennusta ja neuvontaa auttaakseen organisaatioitaan selviytymään. Tämän lisäksi sisäisten tarkastajien infrastruktuuri sekä prosessit kokivat häiriötä, tarkastajien piti siirtyä etätöihin, ottaa huomioon nopeasti laajeneva riskikenttä ja kamppailla resurssimuutosten kanssa.
Marraskuussa 2020, Internal Audit Foundation sekä AuditBoard järjestivät kyselyn, miten sisäinen tarkastus otti uutta teknologiaa käyttöön vastatakseen vuoden haasteisiin sekä nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Lisäksi haluttiin selvittää, miten teknologiaa käytettiin pandemiaa edeltävänä aikana.
Kyselyssä haettiin vastauksia seuraaviin kysymyksiin:
- Miten teknologia on auttanut sisäistä tarkastusta sopeutumaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin 2020?
- Ovatko sisäisen tarkastuksen yksiköt nopeuttaneet tai hidastaneet uuden teknologian suunniteltua käyttöönottoa tai muuten muuttaneet tapaa käyttää teknologiaa vuoden 2020 olosuhteista johtuen?
- Mikä on tehokkain teknologia, joka auttoi sisäistä tarkastusta vastaamaan haastaviin olosuhteisiin?
Tällaisiin haasteisiin menestyksekkäästi vastaaminen edellyttää vaikuttavaa ja tehokasta yhteistyötä, kommunikointia ja tuottavuutta – joita kaikkia voidaan parantaa innovaatioin ja teknologiaa hyödyntämällä. Tämän raportin tavoitteena on havainnollistaa, miten sisäisen tarkastuksen yksiköt ovat muuttaneet teknologian käyttöä häiriön aikana ja tutkia, miten tuo teknologia on auttanut sisäistä tarkastusta sopeutumaan sekä määrittää, mitkä teknologiat ovat olleet tehokkaimpia tarkastustiimien menestyksen tukijoina.
Julkaisusta käy ilmi esimerkiksi se, että useat sisäisen tarkastuksen organisaatiot, 47% vastanneista, käyttivät jo jotakin tarkastuksenhallinta- tai GRC-teknologiaa työssään ja 22% aikoivat ottaa tällaisen työkalun käyttöönsä 2021. Joka tapauksessa muuttuneet olosuhteet ovat johtaneet teknologian hyödyntämisen lisääntymiseen. 31% organisaatioista, joissa jo oli tarkastuksenhallinta- tai GRC-työkalu käytössä, lisäsivät tämän työkalun käyttöä parantaakseen yhteistyötä ja kommunikaatiota sekä lisätäkseen tuottavuutta.
Teknologian käyttö korreloi eniten organisaation koon kanssa, pienissä tiimeissä teknologiaa ei ollut käytössä eikä suunnitelmissa. Tämä saattaa johtaa siihen, etteivät pienet organisaatiot näe teknologian tuomaa hyötyä vapautuvien resurssien myötä ja näin hukkaavat mahdollisuuden palvella sidosryhmiään paremmin.
Kyselyn mukaan teknologiaa hyödynnetään erityisesti tarkastuksen tehtävissä kuten dokumenttien hallinnassa, havainnoissa, korjaavien toimenpiteiden seurannassa, testauksessa ja työn seurannassa. Monet automaatiota hyödyntävät osastot tekevät kuitenkin riskiarvion, resurssisuunnittelun ja hoitavat yhteistyötä edelleen manuaalisesti.
Julkaisussa painotetaan sitä, että siirtymisellä pilvipalveluna toteutettavaan tarkastus- ja GRC-työkaluun sisäisen tarkastuksen yksikkö voi hyötyä monella tapaa. Tällaiset työkalut mahdollistavat esimerkiksi:
- Joustavan riskienarviointiprosessin
- Paremman tuottavuuden ja yhteistyön
- Yhteistyön eri organisaatioiden välillä, mukaan lukien yhdistetyn varmennuksen eri osapuolilta
- Paremman näkyvyyden riskeihin, varmennuksen tasoon ja trendeihin
- Paremman omistajuuden kontrolleista
- Tehokkaamman pääsyn aineistoihin
- Aika- ja kustannussäästöt
Lataa julkaisu kansainvälisen IIA:n sivuilta:
*******************
NEW! Internal Audit Foundation and AuditBoard Report — Internal Audit’s Digital Transformation Imperative: Advances Amid Crisis – Analyzing the Impact of 2020 on Internal Audit Functions’ Implementation of Technology
The year 2020 will long be remembered as a year of disruption. In the midst of a global pandemic, social unrest, political upheavals, and economic crises, internal auditors were challenged to provide assurance and advisory services to help their organizations survive. However, that is not all; internal audit’s infrastructure and processes also were disrupted — internal auditors had to shift to remote work, deal with a rapidly broadening risk environment, and grapple with resourcing fluctuations.
In November 2020, the Internal Audit Foundation, in collaboration with AuditBoard, conducted a survey to understand how internal audit leveraged technology to respond to the year’s challenging and fast-changing conditions, in addition to examining how technology was used prior to the pandemic. The survey was designed to gather data and provide answers to the following questions:
- How has technology helped internal audit functions adapt to rapidly changing conditions in 2020?
- Have internal audit functions accelerated, decelerated, or otherwise changed their current use or intended adoption of new technology in response to the conditions of 2020?
- What is the most effective type of technology for helping internal audit functions succeed in their response to changing conditions?
A successful response to such disruption requires effective and efficient collaboration, communication, and productivity — all of which can be enabled or enhanced through innovation and the adoption of technology. The goal of this report is to illustrate how audit departments’ use of technology has changed throughout this disruption, to explore how that technology has helped audit teams adapt, and to determine which technologies have been the most effective in allowing audit teams to be successful.