Monessa organisaatiossa jäätiin keväällä odottamaan hallituksen ehdotusta kansalliseksi laiksi ilmoittajien suojelusta ja siirrettiin whistleblowing-järjestelmän hankinta ja prosessienmääritys eteenpäin syksyyn. EU-direktiivin ja lakiehdotuksen varassa on edettävä, koska lain vahvistuksen ja sen voimaantulon väliaika jää liian lyhyeksi, jotta implementoinnin ehtisi tehdä vasta silloin. Säädökset tarkentuvat merkittävästi verrattuna aiempaan sääntelyyn, eikä moni tähän asti käytössä ollut kanava täytä uusia vaatimuksia.
Johdon valmistelu tuleviin muutoksiin
Tulevista toimenpiteistä kannattaa keskustella johdon kanssa ja valmistella heitä ilmoituskanavan käyttöönottoon. On hyvä nostaa esille, että kanavan käyttöönotto on pakollista, eikä siitä voi sopia toisin. Ilmoittaminen on mahdollistettava myös ulkoisille sidosryhmille ja on varmistettava, että ilmoittajiin – oletettuihin tai tunnettuihin – ei kohdisteta minkäänlaisia vastatoimia.
Kanavasta on johdolle merkittävää hyötyä. Organisaation taloudelliset, väärinkäytöksiin liittyvät menetykset keskimäärin puolittuvat ilmoituskanavan myötä (ACFE, 2020). Henkilöstön ymmärrys aiheesta ja kyky tunnistaa väärinkäytöksiä ja ilmoittaa niistä vaikuttaa ilmoitusten tekemisen todennäköisyyteen. Lainsäädäntö velvoittaakin huolehtimaan henkilöstön kouluttamisesta.
Johto voi olla huolissaan siitä, tuleeko kanavasta keino valittaa nimettömästi ja että johtoa kohtaan saatetaan tehdään pahantahtoisia ilmoituksia. Kansainvälisessä aineistossa pahantahtoiset ilmoitukset ovat kuitenkin osoittautuneet harvinaisiksi. Henkilöstön koulutuksessa on tärkeä mainita, että pahantahtoinen eli tahallaan tehty perätön ilmoitus on rangaistava teko. Ilmoitusprosessiin osallistuessaan ammattimainen sisäinen tarkastus on myös johdon vahva turva, ja osaavassa tutkinnassa ilmoituksen perättömyys tulee esille.
Miten kannustetaan ilmoittamaan omaan kanavaan?
Laajassa, 125 maata kattavassa aineistossa, ilmoituskanavat nousivat esille merkittävänä apuna väärinkäytösten esille saamisessa. Yli 43 %:ssa tapauksista väärinkäytös tai muu rikkomus tuli esille juuri ilmoituksen perusteella. Kanavan hyvä ja oikea käyttöönotto, sanavalinnat ja tapa puhua kanavasta vaikuttavat henkilöstön käyttäytymiseen. Samaisessa tutkimuksessa tuli esille, että 7 % ilmoituksista tehdään suoraan ulkoiseen kanavaan eli poliisille tai muille viranomaisille. Positiivinen ja rakentava sävy kannustavat tekemään ilmoituksen organisaation omaan kanavaan, jolloin asiaa päästään ensin selvittämään sisäisesti.
Millainen tekninen ratkaisu?
Whistleblowing-kanavan valinnassa on hyvä miettiä, mikä on tärkeää. Koska hankinta on tehtävä ennen kansallisen lainsäädännön vahvistamista, ja tiedämme, että komissio valmistelee nyt jo laajennuksia sääntelyyn, on avuksi, jos kumppani on sisällöllisesti asiantunteva ja kokenut, sekä sitoutunut teknisen ratkaisunsa päivittämiseen sääntelyn kehittyessä. Tietoturva ja siihen liittyvät kysymykset ovat itsestäänselvästi tärkeitä.
Arjessa on iso merkitys teknisen ratkaisun helppokäyttöisyydellä. Jos ilmoituskanavaa käytetään kerran kuukaudessa tai jopa merkittävästi harvemmin, työkalun käyttö ei voi olla monimutkaista ja erityisiä käyttöohjeita vaativaa. Useamman vuoden asiakasseurantamme pohjalta ilmoituksia tulee keskimäärin noin 1 kpl /500 henkeä /vuosi. Eli jos organisaatiossa on 5000 työntekijää, ilmoituksia tulee 10 vuodessa tai alle 1 ilmoitus kuukaudessa. Pienemmissä organisaatioissa on odotettavissa noin 0,5 ilmoitusta vuodessa 100 työntekijää kohden eli hieman enemmän suhteessa henkilöstön kokoon. Tämä johtunee siitä, että organisaatiossa on sen koosta riippumatta kuitenkin kaikki keskeiset toiminnot, joissa vahinkoja ja väärinkäytöksiä voi tapahtua. Keväällä 2022 voi olla odotettavissa tavallista enemmän ilmoituksia siitä syystä, että whistleblowing-asioita tullaan käsittelemään mediassa ja näemme varmasti joitain ylilyöntejäkin.
Pitäisikö kanavavalintaa miettiä myös ilmoittajan näkökulmasta? Voisiko kanavan avulla rakentaa luottamusta ja psykologista turvallisuutta, jotta tuo ulkoisiin kanaviin päätyvä 7 % osuus ilmoituksista pienenisi? Kyllä, helppokäyttöisellä palvelulla, joka on tarkkaan suunniteltu myös ilmoittaja huomioiden, voidaan tehokkaasti vaikuttaa ilmoittajan psykologiseen kokemukseen.
Eskalaatio- ja tutkintaprosessien tarkentaminen
Ilmoituskanavan käyttöönotto on hyvä hetki tarkastella myös aiemmin käytössä olleita prosesseja. Miten uusi työkalu nivoutuu kokonaisuuteen? Erityistä huomiota on kiinnitettävä sekä ilmoittajan että ilmoituksen kohteen identiteetin suojeluun. Millaisia palomuureja voi olla tarpeen pystyttää ja kuka milloinkin johtaa prosessia?
Ilmoittamista harkitsevien henkilöiden on voitava tehdä tietoon perustuva päätös siitä, tekevätkö he ilmoituksen sekä miten ja milloin he sen tekevät. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että samassa yhteydessä, kun kuvataan organisaation tahtotila ilmoittamisesta ja ohjataan ilmoituskavavaan, on annettava selkeää ja helposti saatavilla olevaa tietoa sovellettavista menettelyistä sekä niistä henkilöstön jäsenistä, jotka vastaavat ilmoitusten käsittelystä.
Sisäinen tarkastus yhteistyökumppanina
Monessa organisaatiossa sisäinen tarkastus toimii liiketoimintojen yhteistyökumppanina ja neuvoo ja ohjaa jo etukäteen, jotta vältyttäisiin ongelmilta ja vahingoilta myöhemmin. Whistleblowing-menettelyt tarjoavat hyviä perusteita entisestään tiivistää tätä yhteistyötä.
Erika Heiskanen
Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustajapartneri.
Avaa koko näytössä.